相談者情報を素早くメモ
お客様からの問い合わせや依頼があった場合は、今後の対応に備えて氏名・住所・電話番号・相談内容等の記録が必要です。
新規顧客の場合は事件簿入力フォームの「新規」ボタンを押すだけで案件データレコードが準備されます。
最低限、以下の情報を入力保存しておくと次回の相談時や正式受託時の対応がスムーズに行えます。
- 業務名 → 件名
- 相談のあった日付 → 受託日（正式受託日に日付を更新）
- 相談者が法人であれば法人名 → 会社
- 担当者氏名 → 氏名
- 電話番号 or 携帯番号 → TEL or 携帯
- 相談内容等 → メモ
- 今後の予定（書類待ち・連絡待ち・検討するとのこと etc.） → 状況
入力中の情報は「更新」ボタンを押すと保存されます。
入力中に事件簿を閉じても自動保存されますが、更新ボタンを押すか事件簿を終了する前であれば、キーボードの「ESC」キーを押すことで入力中の情報がクリアされます。
相談者から再度の連絡があった際、初回の相談から日が浅ければ自身の記憶を頼りに対応することができるかもしれませんが、数週間～数ヶ月後に連絡を受けた場合などには、すぐに具体的な内容を思い出すのは困難です。
本ソフトを利用していれば、先方から連絡があった際に「依頼者抽出欄」へ以下のいずれかのデータの 全部 又は 一部 を入力して検索するだけで該当する案件データが表示されますので、当時の記録を参照しながらの対応が可能です。
- 会社
- 所属
- 氏名
- TEL
- FAX
- 携帯
既存顧客からの相談・依頼の場合は、「依頼者抽出欄」から顧客を抽出し、過去の案件データが選択されている状態で「コピー」ボタンを押すだけで、新しい案件レコードが作成され、既存顧客情報（会社・氏名・住所・TEL等）がコピーされます。